ERP-povezava in sinhronizacija podatkov med sistemi

Povezava spletne trgovine z ERP-sistemom (Enterprise Resource Planning Software) je odlična rešitev za podjetnike in računovodje, ki želijo imeti ažurne in 100-odstotno usklajene podatke o poslovanju.

Vsako poslovanje ima nekaj koristi od integracije spletne trgovine z ERP-sistemi. Ti še posebej koristijo podjetjem, ki se ukvarjajo z veleprodajo, pri kateri je osveženost podatkov o cenah in zalogah ter usklajenost z realnim stanjem ključnega pomena. Z napačnimi podatki si namreč lahko hitro nakopljemo veliko težav, nezadovoljne kupce in seveda delo z urejanjem stanja. Zagotovo si nobena spletna trgovina ne želi, da njihov največji veleprodajalec ustvari večje naročilo po stari, nižji ceni in za količino, ki je ni več na voljo.  

Včasih so bili integirarani ERP-sistemi še posebej aktualni pri večjih spletnih trgovcih, ki so si lahko privoščili drage sistemske integracije. Sedaj so na voljo mnogi cenovno ugodni ERP-sistemi, kakršni so na primer ERP-sistemi v oblaku.

Spletni ERP-sistemi v oblaku povsod omogočajo dostop pooblaščenim osebam. Tako lahko vi, vaši sodelavci in vaš računovodja sinhrono spremljate stanje in uporabljate sistem tudi za osveževanje cen ali za dodajanje novih artiklov. S tem se izognete prenašanju dokumentov med vami in vašim računovodjo ter čakanju na osvežitev realnih podatkov o vašem  trenutnem stanju.

Sočasna usklajenost podatkov

ERP-program je priporočljivo povezati z vašo spletno trgovino, da si s povezavo zagotovite sočasno usklajenost med stanjem v vaši spletni trgovini in stanjem v vašem ERP-programu. S tem skorajda onemogočite izgubo računa ali povzročitev nastanka razlik v stanju zaloge.  

Na podlagi unikatne kode oz. šifre (SKU) vašega artikla v ERP-programu se sistem samodejno povezuje s spletno trgovino, v kateri poteka avtomatično ažuriranje podatkov o cenah in zalogah artiklov ter ostalih podatkih, ki bi jih sami želeli posodobiti. Čas ažuriranja določite sami in tako omogočite kontinuirane ažurne podatke o cenah in o zalogah artiklov vaše spletne trgovine. 

Običajno svojim strankam pri izdelavi spletne trgovine priporočamo pogosto osveževanje cen in zalog v trgovinah. To je še posebej priporočljivo za trgovine, v katerih je gibanje cen in zaloge pogosto, medtem ko se pri ostalih trgovinah podatki artiklov osvežujejo redkeje in v času, ko je na strani najmanj obiska, da osveževanje večjega obsega podatkov ne bi vplivalo na delovanje spletne trgovine. Pri velikem obsegu lahko namreč osveževanje podatkov vpliva na procesorsko moč strežnika, ki je dokaj obremenjen z obdelovanjem podatkov. Zasedenost procesov lahko negativno vpliva na delovanje strani, saj ima takšna stran za svoje delovanje omejeno razpoložljivo procesorsko moč.

Prihranek časa ročnega vnosa podatkov

ERP-program lahko prihrani tudi čas, ki bi ga drugače porabili za ročno usklajevanje stanja, hkrati pa ima vaš računovodja ves čas na voljo enake podatke kot vi in lahko sproti opravlja svoje računovodske storitve. Vedeti moramo, da lahko v kateremkoli primeru ročnega dela hitro pride do človeške napake, predvsem pa gre pri tem za neproduktivno porabljen čas zaposlenih, saj ti s pretipkavanjem podatkov ne ustvarijo dodatne vrednosti podjetju.  

Usklajenost podatkov med različnimi poslovalnicami

Podjetje ima lahko več poslovalnic, tako spletnih kot fizičnih, zato je še posebej pomembno, da je zaloga prodajnih artiklov med njimi ustrezno usklajena. S tem se izognemo zapletom, ko bi strankam v fizični trgovini želeli prodati artikel, ki je bil ravnokar prodan v spletni trgovini. Zaradi tega je potrebno posebno skladišče nameniti prodaji v spletni trgovini ali imeti dobro usklajene podatke med poslovnimi programi. To pomeni, da naročilo v spletni trgovini zmanjša zalogo artikla v fizični trgovini in prepreči prodajo preko razpoložljivosti. 

Nadziranje procesov v podjetju v primeru povečanja prodaje 

Najverjetneje nas na začetku vprašanje o tem, kaj narediti v primeru močnega povečanja prodaje, obdelave povečanih naročil ter pravočasnega odpremljanja na naslov kupcev in izdaje računov ne navdaja z dvomi. Do določene mere se lahko pri sistemih brez povezave zanašamo na zaposlitev dodatne pomoči, ki po drugi strani s sabo prinese tudi dodatne stroške z usposabljanjem zaposlenih za plače in za dodatna delovna mesta. Povečajo se lahko tudi človeške napake, do katerih pride pri večjem obsegu dela in pri želji po čim hitrejšem opravljanju dela. Takšne stvari nam avtomatizirani sistemi lahko do določene mere olajšajo, zato je dobro, da o njihovi integraciji razmišljamo pred samo postavitvijo spletne trgovine oz. pravočasno izberemo ERP-program, ki je primeren za poslovanje podjetja.

Uvoz in izvoz podatkov v datoteki

Ste kdaj želeli spremeniti več artiklov naenkrat, pa vam je administracija vzela preveč časa? Ste kdaj potrebovali podatke za uporabo v drugi aplikaciji? Z izvozom podatkov v obliki CSV, XML in podobnih formatih imate možnost hitrejšega urejanja. Povprečno je največ ljudi navajenih na uporabo in delo z razpredelnicami, zato vam bomo predstavili način, s katerim lahko iz vaše trgovine izvozite artikle in jih na enostaven način uredite v razpredelnici. Po končanem urejanju lahko urejeno razpredelnico s podatki vred shranite v datoteko in uvozite nazaj v trgovino. Izvoz datoteke lahko uporabite za urejanje artiklov, za analizo podatkov ali za uvoz podatkov v računovodski program.

Izvoz artiklov iz spletne trgovine v CSV

Spletna trgovina vam na različnih platformah omogoča izvoz podatkov iz administracije v CSV-datoteki. Izraz CSV se običajno uporablja za tekstovne datoteke, v katere so vpisani podatki tako, da so posamezna polja ločena z vejico, podpičjem, narekovajem ali podobnim simbolom. Datoteka CSV nastane pri izvozu iz programa, ki obdeluje podatke z namenom prenosa podatkov kam drugam. Za urejanje datoteke lahko uporabite različne programe, na primer Microsoft Excell, OpenOffice Calc, ipd.